Važnost sukladnosti pravilima Hrvatskog državnog arhiva prilikom digitalizacije dokumentacije

Digitalizacija poslovanja je budućnost i smjer razvoja svake tvrtke koja želi povećati produktivnost svojih djelatnika. Jedan od najučinkovitijih i najjednostavnijih načina digitalizacije tvrtke je pretvaranje papirnate dokumentacije u digitalnu. Prednost postaje očita čim se zaviri u arhivu bilo kojeg poduzeća koje još nije digitaliziralo svoje poslovanje.

Kako je do sada funkcioniralo arhiviranje dokumenata?

Trenutno bilo koja tvrtka koja nije još digitalizirala svoje poslovanje dokumentaciju drži u papirnatom obliku. Ako tvrtka ima dovoljno skladišnog prostora, moguće je smjestiti papirnatu arhivu u zasebne prostorije i istu dobro organizirati. No, nažalost, to nije uvijek slučaj, pogotovo kad je uredski prostor nedostatne veličine pa je svaki kvadratni metar važan. Često se, u nedostatku prostora, događa da se registratori slažu svuda: po podu po uredima, po hodnicima, ili po nekim manje adekvatnim prostorima poput garaža ili drvarnica, gdje postoji rizik od oštećenja ili uništenja dokumentacije zbog nepravilnog skladištenja, ili čak gubitka cjelokupnih registratora punih važnih dokumenata. Neadekvatno skladištenje je svakako nedostatak, ali može postati i pravi problem kada se treba pronaći određeni dokument u registratoru za koji se ne zna točna lokacija. Potraga za određenim registratorom i kasnije dokumentom pretvara se u istinski izazov koji može potrajati. U najboljem slučaju, ako je arhiva uređena tip-top, deset ili više minuta, ali i do par dana ako je arhiva u lošem stanju. Pri ručnoj pretrazi gubi se nevjerojatno puno vremena djelatnika na kopanje po registratorima i listanje dokumenata. U slučaju digitalne arhive, pretraživanje traje daleko kraće, svega par minuta, te se radno vrijeme djelatnika može iskoristiti efikasnije, na kompleksnije i važnije radne zadatke. 

Digitalizacija dokumentacije i vrste digitalnih arhiva

Dokumentacija koja je digitalizirana olakšava i ubrzava pretraživanje, što se može učinkovito obaviti putem DigiArhive, budući da je tekst  dokumentacije iščitan i indeksiran putem umjetne inteligencije. Pretraživanje dokumenata u DigiArhivi je moguće putem imena tvrtke, OIB-a, datuma ili zapravo bilo koje riječi ili broja koji se nalazi na tom dokumentu. Jedna od glavnih prednosti digitalne arhive je drastična ušteda uredskog i skladišnog prostora naspram fizičke arhive koja u konačnici može zatrpati urede i otežati svakodnevno poslovanje. Naravno, da bi to bio slučaj, digitalna arhiva treba biti stvorena na pravi način. Jer nije svaka digitalizacija dokumenta jednaka, kako s pravne strane, tako i s gledišta buduće iskoristivosti digitalnih dokumenata. Tu treba razlikovati dvije glavne vrste digitalne arhive:

1. Interna digitalna arhiva
2. Pravno valjana digitalna arhiva

Interna digitalna arhiva je dobar alat za optimizaciju poslovanja tvrtke, to jest povećanje produktivnosti djelatnika koji rade na uredskim poslovima. Ona može omogućiti da dokumenti budu lako i brzo dostupni neovisno o lokaciji. Ali to je samo dobar prvi korak u digitalizaciji poslovanja. Glavni problem i dalje ostaje prisutan - interno digitalizirana dokumentacija nije jednakoznačna papirnatoj dokumentaciji te se papirnata dokumentacija mora i dalje negdje skladištiti jer se i dalje moraju čuvati originalni dokumenti. Internom digitalizacijom napravljeno je tek pola posla, a upitno je i gdje i kako se dokumenti skladište.

Pravno valjana digitalna arhiva nudi dodatne pogodnosti. I dalje je moguće brzo i jednostavno pretraživati dokumente neovisno o lokaciji, no prednost pravno valjane digitalne arhive je da su svi digitalizirani dokumenti jednakoznačni papirnatim dokumentima, što znači da digitalizirani dokumenti pravno vrijede jednako kao i papirnati dokumenti. Kada se napravi prijenos dokumentacije u digitalni oblik više nije potrebno čuvati papirnatu dokumentaciju te se ona može uništiti i na taj način moguće je uštedjeti dragocjen prostor u uredima i skladištima, i najvažnije, osigurati cjelovitost dokumentacije. Kao što je rečeno, nije svaka digitalizacija prijenos dokumenta u digitalni oblik. Kako bi se mogla provesti digitalizacija dokumenata prijenosom u digitalni oblik, potrebno je biti sukladan pravilima digitalizacije Hrvatskog državnog arhiva.

Uvjeti za stvaranje pravno valjane digitalne arhive

Pravno valjana digitalna arhiva je najkompletniji način digitaliziranja papirnate dokumentacije. Prednost je, gledano s pravne strane, što su dokumenti u pravno valjanoj digitalnoj arhivi originalni dokumenti u digitalnom obliku. Kako bi se mogao napraviti prijenos s papirnatog u digitalni oblik, te da bi dokumenti bili pravno jednakoznačni potrebno je ispuniti određene uvjete, odnosno nije dovoljno samo skenirati dokumente. Glavni uvjet je ishoditi potvrdu Sukladnosti o digitalizaciji od strane Hrvatskog državnog arhiva i Ministarstva kulture Republike Hrvatske. Prilikom prijenosa važno je moći dokazati sljednost digitalizacije dokumenata i cjelokupne papirnate arhive. To znači da se digitalizacija vrši od strane educirane osobe na specifičnom uređaju, što je jedan od načina garancije sljednosti pri stvaranju digitalnog prijenosa. Posljednji, ali jednako važan uvjet, je što se pri stvaranju digitalnog prijenosa dokumenta stvara i jedinstveni identifikacijski broj dokumenta, čime se garantira njegova unikatnost ali i sljednost pri prijenosu u digitalni oblik. DigiArhiva osigurava sljednost kod digitalizacije putem stvaranja jedinstvenog identifikacijskog broja dokumenta tj. kontrolne sume (checksum) te vođenja dnevnika digitalizacije kojim se prati koji je djelatnik vršio digitalizaciju.Treba istaknuti kako je Monument d.o.o. 24. lipnja 2024 godine dobio potvrdu o sukladnosti državnog arhiva koja potvrđuje da Monument koristeći DigiArhivu udovoljava pravilima, tehnologijama i postupcima pretvorbe gradiva u digitalni oblik i čuvanja gradiva u digitalnom obliku prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/18, 114/22) te Pravilniku o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN 105/20). Temeljem toga, Hrvatski državni arhiv za DigiArhivu izdaje Potvrdu sukladnosti s pravilima, tehnologijom i postupcima pretvorbe i čuvanja gradiva. Sukladnost izdana od strane Hrvatskog državnog arhiva potvrđuje da su, ako se provede digitalizacija i pretvorba papirnate dokumentacije putem DigiArhive, digitalizirani dokumenti jednakoznačni papirnatim, tako da je potrebna samo digitalna arhiva, ali ne i papirnata.

Proces ishođenja potvrde sukladnosti za digitalizaciju

Proces ishođenja Potvrde sukladnosti za digitalizaciju od strane Hrvatskog državnog arhiva može trajati duže od godinu dana. Prilikom ishođenja potvrde, mora se zadovoljiti preko osamdeset različitih uvjeta, koji se ugrubo mogu podijeliti na ljudske resurse, softver i hardver.

Hardverski uvjeti

Hardverski uvjeti obuhvaćaju uređaje putem kojih se vrši skeniranje te oni moraju ispunjavati minimalne tehničke uvjete. Prilikom digitalizacije moraju se koristiti odobreni i navedeni uređaji.

Softverski uvjeti

Softver, u slučaju DigiArhive, je računalni program koji obradom prenosi dokumente u digitalni oblik, te ujedno stvara jedinstveni identifikacijski broj dokumenta (checksum ili kontrolnu sumu). Tijekom procesa digitalizacije, dokumenti se indeksiraju u digitalnoj arhivi te putem umjetne inteligencije vrši transkripcija dokumenata kako bi u arhivi bili lako pretraživi.

Uvjeti ljudskih resursa

Ljudski resursi su djelatnici koji su obučeni te posjeduju nužne certifikate za rukovanje s dokumentima u arhivama i arhivskim skladištima.

Zaključak

Ako se ipak odluči na drugi način digitalizacije, npr. samostalno skeniranje dokumenta običnim stolnim skenerom u tvrtki, onda se ne mogu stvoriti istoznačni digitalni dokumenti te se papirni originali moraju čuvati, dok se digitalne kopije mogu koristiti samo za internu upotrebu. Osim toga,
upitna je pretraživost dokumenata, budući da DigiArhiva, osim što pretvara papirnate dokumenta u digitalne, putem umjetne inteligencije iščitava i indeksira dokumente tako da jednakoznačni digitalni dokumenti postaju pretraživi po bilo kojoj ključnoj riječi ili broju, kao što su ime tvrtke, OIB, stavka na računu, imenu djelatnika i slično. Ukratko, prednost digitalizacije putem sustava DigiArhiva je što su svi digitalizirani dokumenti jednakoznačni papirnatim dokumetima. To znači da se svi digitalizirani papirnati dokumenti mogu uništiti nakon prijenosa u digitalni oblik jer zadržavaju svu pravnu važnost kao njihovi papirnati ekvivalenti.